Votre politique de confidentialité est la page où votre entreprise explique, en langage clair, ce qu’elle fait des renseignements personnels de ses visiteurs et clients. Depuis la Loi 25, ce n’est plus un texte copié d’un modèle générique et oublié dans le pied de page.
Voyons ce qu’il faut y inclure, comment l’écrire pour qu’elle soit réellement comprise, et où la placer sur votre site.
Pourquoi la politique de confidentialité compte davantage depuis la Loi 25
La Loi 25 exige que les entreprises qui recueillent des renseignements personnels par un moyen technologique publient sur leur site une politique de confidentialité rédigée en termes simples et clairs. Elle doit être diffusée de façon accessible, et mise à jour quand les pratiques changent.
Au-delà de l’obligation, c’est un outil de confiance. Une page claire rassure un client qui hésite à remplir votre formulaire ou à payer en ligne.
Les éléments à inclure
Chaque politique doit refléter votre réalité, mais certains éléments reviennent presque toujours. Pensez à vos formulaires, votre boutique, votre analytique et vos outils de courriel.
- Les renseignements recueillis : nom, courriel, téléphone, adresse IP, données de navigation, informations de paiement le cas échéant.
- Les fins pour lesquelles vous les utilisez : répondre à une demande, traiter une commande, envoyer une infolettre, mesurer l’audience.
- Les tiers qui y ont accès : hébergeur, plateforme de courriel, processeur de paiement, outil d’analytique, et si des données sortent du Québec.
- La durée de conservation, ou les critères pour la déterminer, et ce qui se produit à la fin.
- Les droits des personnes : accès, rectification, retrait du consentement, et la manière de les exercer.
- Les coordonnées de la personne responsable de la protection des renseignements personnels.
Écrire en langage clair
Une politique que personne ne comprend ne remplit pas son rôle. Privilégiez des phrases courtes, des intertitres explicites et des exemples concrets plutôt que du jargon juridique.
Par exemple, écrivez « Nous utilisons votre courriel pour répondre à votre message » plutôt que « Les données de contact sont traitées à des fins de communication ». Si un terme technique est inévitable, expliquez-le en une phrase.
Les pièges fréquents
Les modèles trouvés en ligne mentionnent souvent des outils que vous n’utilisez pas, ou en omettent d’autres que vous utilisez bel et bien. Une politique qui ne correspond pas à la réalité est un risque en soi. Relisez-la avec la liste de vos outils en main.
Où la placer et comment la rendre visible
Un lien « Politique de confidentialité » dans le pied de page de toutes les pages est un minimum. Ajoutez-le aussi près des formulaires et dans le bandeau de consentement, afin que les gens puissent la consulter avant de transmettre leurs données.
Sur une boutique en ligne, le lien devrait aussi apparaître à l’étape du paiement. Si vous préparez ou refaites votre boutique, notre équipe de conception web et e-commerce intègre ces éléments dès la conception.
La tenir à jour
Chaque nouvel outil (clavardage, pixel publicitaire, module de réservation) peut changer ce que vous recueillez et avec qui vous le partagez. Prenez l’habitude de revoir la politique à chaque ajout, et au moins une fois par année.
Indiquez la date de dernière mise à jour en haut de la page et conservez les versions antérieures. Cela montre votre rigueur et facilite la gestion d’éventuelles questions.
Politique de confidentialité et autres obligations
La politique ne fonctionne pas seule. Elle doit s’accompagner d’un consentement valide, de pratiques internes cohérentes, d’un registre des incidents et, dans certains cas, d’une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. Si vous êtes dans un secteur sensible, comme la santé privée et le paramédical, la prudence redouble.
Pour un accompagnement complet, voyez notre service Loi 25. Ce contenu est informatif et ne constitue pas un avis juridique.
Questions fréquentes
Puis-je utiliser un modèle de politique trouvé en ligne ?
Un modèle peut servir de point de départ, mais il doit être adapté à vos pratiques réelles : outils utilisés, fins, fournisseurs et durées de conservation. Un modèle non adapté peut vous nuire.
Ma politique doit-elle être en français ?
Si vous vous adressez à une clientèle québécoise en français, la politique devrait être disponible en français. Elle peut aussi exister en anglais selon votre clientèle.
À quelle fréquence faut-il la réviser ?
À chaque changement de pratique ou d’outil, et au moins une fois par année par prudence.
Une page simple qui inspire confiance
Une bonne politique de confidentialité est précise, honnête et facile à lire. Notre équipe peut comparer votre texte actuel avec ce que fait réellement votre site, et vous indiquer ce qu’il faut corriger.